Comitê Permanente de Eventos Institucionais (COPEI)

A organização de um evento inclui uma série de atividades e um cronograma hábil para garantir sua plena realização e divulgação. Desse modo, como o Campus não dispõe de um setor de eventos formalmente estruturado, o Serviço de Comunicação, em parceria com o Comitê Permanente de Eventos Institucionais, elaborou um checklist básico para orientar docentes, técnicos e estudantes na concepção de seus eventos universitários. Lembrando que a responsabilidade pelo bom andamento do evento é dos seus promotores. Os comitês zelam para que os protocolos de cerimonial, alocação de espaço e recursos sejam respeitados. Portanto, eventuais demandas operacionais por parte de seus membros devem ser feitas com antecedência.

Checklist para Organização de Eventos (Responsabilidades do Coordenador do Evento)

• Agendar reunião com toda equipe que fará parte do evento com, pelo menos, 45 dias de antecedência;
• Reservar com antecedência sala ou auditório onde acontecerá o evento;
• Caso seja necessário local equipamento de audiovisual, dar entrada no processo de locação por dispensa junto à Direção Administrativa (da.bnu@contato.ufsc.br). Será necessário reunir orçamentos portanto recomenda-se iniciar pelo menos 45 dias antes do evento.
• Em caso de eventos de médio a grande porte, consultar a Divisão de Infraestrutura e Segurança do Trabalho (DIST) sobre necessidade de brigadista;
• Designar/contratar com antecedência o mestre de cerimônia que conduzirá o evento, em caso de solenidades que exijam cumprimento do protocolo formal;
• Listar o nome das autoridades que estarão presentes no evento;
• Encaminhar os convites às autoridades com antecedência. Caso necessite de auxilio do Serviço de Comunicação e Eventos Institucionais para elaboração da arte dos convites, solicitar com, no mínimo, 02 semanas de antecedência;
• Confirmar a presença das autoridades;
• Elaborar o cerimonial e repassá-lo com a equipe de apoio do Comitê Permanente de Eventos Institucionais para revisão (o comitê dispõe de modelos que podem ser solicitados para envio por e-mail);
• Verificar quantas autoridades irão compor a mesa de autoridades, considerando que a capacidade da mesa do auditório da Sede Acadêmica é de 08 lugares.
• Verificar se há garrafas de água para a mesa de autoridades;
• Verificar necessidade de copos de vidro;
• Verificar o local de alimentação do palestrante e autoridades;
• Verificar quem será responsável pela recepção das autoridades e palestrantes;
• Verificar/planejar layout do local com antecedência e se necessário acionar o Técnico de Segurança do Trabalho para análise das condições de segurança do local;
• Verificar necessidade de cadeiras reservadas;
• Verificar junto ao palestrante as necessidades de uso de multimídia (notebook, projetor, etc) e se será necessário o uso de réguas, adaptadores, cabos e demais itens adicionais;
• Verificar com a Administração de Edifícios a necessidade de reserva de vaga de estacionamento em frente ao Bloco B;
• Verificar quem será responsável por coquetel/coffee break, pelo recebimento e montagem dos espaços de alimentação, bem como pela organização após o evento (limpeza e guarda de equipamentos e mobiliário).
• Verificar se haverá participantes do evento com necessidade de tradução e interpretação de libras. Em caso positivo, solicitar a prestação do serviço no e-mail tils.bnu@contato.ufsc.br e encaminhar os discursos e o roteiro do cerimonial com pelo menos 1 semana de antecedência.
• Solicitar aos participantes do evento comprovante de vacinação contra Covid-19 (pelo menos 1ª dose) ou apresentação de teste negativo realizado até 72 horas antes do evento;
• Encaminhar ao Serviço de Comunicação e Eventos Institucionais as informações do evento – data, local, horário, palestrantes e afins – com no mínimo 10 dias de antecedência. Em caso de eventos de grande porte que demandam uma divulgação mais assertiva, recomenda-se 20-30 dias de antecedência.
• Reunir-se com a equipe organizadora do evento 01 dia antes para alinhamento final;
• Chegar com, no mínimo, 01 hora de antecedência do início do evento.
• Testar todos equipamentos audiovisuais com, no mínimo, 01 hora de antecedência do início do evento. Com apoio do Técnico em Audiovisual mediante agendamento no e-mail felipe.iop@ufsc.br (consultar agenda antes).

Outras informações pertinentes

• O Serviço de Comunicação e Eventos Institucionais não se responsabiliza pela montagem e organização do local onde acontecerá o evento, limitando-se à função de orientação e assessoramento relativas à  sua divulgação e/ou cobertura;
• O Comitê Permanente de Eventos não se responsabiliza pela montagem e organização do local onde acontecerá o evento, limitando-se à função de orientação e assessoramento quanto ao cerimonial;
• O campus utiliza os serviços da Imprensa Universitária, localizada em Florianópolis, através da solicitação ao Comitê Acadêmico. O trâmite de solicitação/recebimento/confecção/entrega de materiais gráficos pode levar, em média, 30 dias úteis. Ou seja, é essencial um planejamento antecipado de elaboração para receber cartazes, folders e outros tipos de materiais gráficos em tempo.
• O campus não conta atualmente com serviços de fotografia;
• A gravação simultânea em vídeo, com a devida justificativa, poderá ser realizada pelo Técnico em Audiovisual mediante agendamento no e-mail felipe.iop@ufsc.br (consultar agenda antes).
• Casos omissos, encaminhar dúvidas para o e-mail do CoPEI: copei.bnu@contato.ufsc.br